Charte de l'association pour la simulation des Nations Unies de l’Université Laval
À jour en date du 16 octobre 2023
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Note: L'expression ASNUUL désigne l'Association pour la simulation des Nations Unies de l'Université Laval. L'expression NMUN désigne la conférence annuelle National Model United Nations, qui a lieu à New York City, État de New York, États-Unis d'Amérique.
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1. Section I: Introduction
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1.1. Nom officiel
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1.1.1. Le nom officiel de l’association est Association pour la Simulation des Nations Unies de l’Université Laval.
1.1.2. La traduction officielle en anglais est United Nations Simulation Association of Université Laval.
1.1.3. L’acronyme officiel, dans les deux langues, est ASNUUL.
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1.2. Définitions
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1.2.1. Dans l'entièreté de la présente charte, les termes ci-dessous seront utilisés selon la définition assignée dans cette section.
1.2.1.1. L’expression comité exécutif (en anglais : executive committee) désigne les personnes chargées de l'organisation et de la gestion de l’ASNUUL et de sa participation aux simulations. Le comité exécutif inclut, sans exception, la personne à la présidence. Les autres rôles peuvent changer annuellement.
1.2.1.2. L’expression la présidence (en anglais : president) désigne le ou la président.e de l’ASNUUL ou deux coprésident.e.s qui supervisent les autres membres du comité exécutif et la délégation
L’expression chef.fe de délégation (en anglais : head delegate) désigne une personne responsable d'assister un.e ou plusieurs délégué.e.s dans la préparation et la participation aux simulations. Un.e chef.fe de délégation peut être un membre de l’exécutif ou une personne-ressource qui se fait confier ces responsabilités par la présidence.
1.2.1.3. L’expression délégué.e (en anglais : delegate) désigne une personne participante de l’ASNUUL et des simulations auxquelles l’association participe qui ne détient ni le rôle de membre du comité exécutif ni le titre de chef.fe de délégation.
1.2.1.4. L’expression délégation (en anglais delegation) désigne l'ensemble des délégué.e.s et des chef.fe.s de délégations qui participent aux simulations, incluant NMUN.
1.2.1.5. L’expression membres de l’ASNUUL désigne l'entièreté des délégué.e.s, des chef.fe.s de délégation et du comité exécutif. Il peut y avoir des périodes durant lesquelles l’ASNUUL ne comporte aucun.e délégué.e, soit entre la période de la dissolution d’une délégation suite à NMUN et la sélection officielle des délégué.e.s par le comité exécutif. 1.2.1.6. L’expression "les membres de l’ASNUUL" englobe donc l’entièreté des gens impliqués de façon active au moment de l’usage de la charte.
1.2.1.7. L’expression simulation (en anglais : simulation) désigne un événement de simulation de Nations Unies, qui peut être à l’interne ou à l’externe, autrement dit, avec plusieurs délégations, incluant NMUN.
1.2.1.8. L’expression National Model United Nations (l’acronyme NMUN) désigne la conférence annuelle National Model United Nations, qui a lieu dans la ville de New York aux États-Unis d'Amérique.
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1.2.2. Langues officielles
1.2.2.3. Les langues officielles de l'ASNUUL sont le français et l’anglais.
1.2.2.2. La langue d’usage lors des communications internes, des rencontres et lors des simulations est l’anglais.
1.2.2.3. Le comité exécutif détient un pouvoir sur la sélection de la langue pour les différentes occasions.
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2. Section II: Statut de l’ASNUUL
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2.1. Statut de l’association
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2.1.1. L'ASNUUL est une association détenant le statut d'association étudiante reconnue auprès du Bureau de la vie étudiante (BVE) de l’Université Laval.
2.1.1.1. Ce statut est renouvelable chaque année. Ce renouvellement est la responsabilité du comité exécutif de l'ASNUUL.
2.1.2. L'ASNUUL est un Institutional Affiliate du National Collegiate Conference Association (NCCA). Ce statut se renouvelle annuellement de façon automatique, à l'occasion de l'inscription au NMUN.
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2.2. Mission
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2.2.1. La mission de l'ASNUUL est d'assurer la présence d'une délégation de l'Université Laval à NMUN chaque année. Cette mission n'est pas exclusive, mais doit toujours demeurer au centre des priorités de l’ASNUUL.
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2.3. Quorum et vote
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2.3.1. Le quorum pour tout vote au sein de l'ASNUUL est de 80 % des membres de l’ASNUUL.
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2.4. Participation des membres de l’ASNUUL
2.4.1. Peut être membre de l'ASNUUL toute personne étudiant à l’Université Laval, inscrite à temps plein ou à temps partiel pour les sessions d’automne et d’hiver de l’année de la participation, sans distinction de programme ou de cycle.
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3. Section III: La Charte
3.1. Respect de la charte
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3.1.1. La présente Charte a sui generis valeur contraignante pour l’ensemble des membres de l’ASNUUL.
3.1.2. La présidence doit s’assurer de la connaissance de la Charte par les membres de l’ASNUUL, et peut, en exiger une preuve écrite par signature et mention « lu et approuvé ».
3.2. Modification de la charte
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3.2.1. La présidence, ou tout autre membre du comité exécutif, peut proposer une modification de la charte unilatéralement.
3.2.2. Tout membre de l’ASNUUL peut proposer une modification de la charte en la soumettant en premier lieu à un membre de l’exécutif. Le membre du comité exécutif concerné devra la soumettre au reste des membres de l’ASNUUL lors de la rencontre officielle suivante.
3.2.3. La modification est soumise à un vote à majorité des deux tiers (â…”) des membres de l'ASNUUL; la modification prend effet dès l’annonce du vote.
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4. Section IV: Le comité exécutif
4.1. Création et entrée en fonction du comité exécutif
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4.1.1. L'exécutif peut comprendre plusieurs membres. Le nombre de membres du comité exécutif est fixé selon les besoins de la présidence.
4.1.2. Le titre et les responsabilités des différents membres de l'exécutif peuvent varier annuellement et au cours de l’année, selon un accord entre les membres de l’exécutif actif.
4.1.3. La présidence sortante assume la direction de l'élection. Un membre de l’exécutif sortant peut se présenter si un membre de l’ASNUUL hors de l’exécutif sortant de l’ASNUUL le propose.
4.1.3.1. Dans le cas où le directeur.trice de l’élection se représente au poste de présidence ou a l’intention de rejoindre le nouveau comité exécutif, le ou la président.e nomme un membre de l’exécutif sortant, ne se présentant pas à la présidence, comme directeur.trice d’élection.
4.1.3.2. La présidence entrante est élue à l'occasion de la dernière réunion de l'année. Les candidat.e.s doivent être proposé.e.s par un membre de l'ASNUUL. On ne peut se proposer soi-même. Un.e candidat.e peut se présenter accompagné.e d'un.e coprésident.e.
4.1.3.3. L'élection du ou de la président.e s'effectue par un vote secret uninominal à majorité simple des membres de l'ASNUUL. Si plus de deux candidatures sont en lice, un premier tour est effectué pour réduire le nombre de candidat.e.s à deux.Un second tour a ensuite lieu, avec les deux candidat.e.s ayant recueilli le plus de votes au premier tour.
4.1.3.4. Lors de la réunion électorale, l'exécutif sortant ne peut intervenir dans le processus électoral de quelconque manière. Seulement quand un membre de l'exécutif sortant assume le rôle de directeur.trice de l’élection qu’il ou elle peut contribuer au déroulement de l’élection.
4.1.4. L'entrée en fonction d’un comité exécutif se fait lorsque la nouvelle présidence est élue.
4.1.4.1. Le comité exécutif sortant doit fournir un rapport détaillé quant à la gestion de la présente délégation au comité exécutif entrant qui précisera la marche à suivre afin d’assurer la gestion la plus efficiente de la future délégation
4.1.4.2. L’exécutif sortant doit s’assurer de la bonne compréhension de chacun des aspects de la gestion de l’ASNUUL.
4.1.4.3. L'exécutif sortant doit, pour les 3 mois suivant l’assignation des membres de l'exécutif entrant, fournir toute information complémentaire à l'exécutif entrant. Ceci inclut d’accomplir toutes tâches qui n’ont pas été faites ou complétées lors de leurs mandats, mais qui découlent de leurs responsabilités.
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4.2. Expulsion d’un membre du comité exécutif
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4.2.1. Un membre de l'exécutif peut voir son poste révoqué par un vote positif à majorité des deux tiers (â…”) des membres de l'ASNUUL. Cette demande doit être soumise par un membre de l’ASNUUL préalablement à un membre de l’exécutif qui aura par la suite l’obligation de la soumettre, en respectant l’anonymat du demandeur si exigé, lors de la prochaine rencontre officielle de l’ASNUUL. Ceci inclut la présidence.
4.2.2. Advenant un acte criminel, des actes de violence sexuelle, physique ou psychologique ou tout autre acte posant un danger pour la sécurité d’un membre de l’ASNUUL, et ce dans le contexte des opérations officielles de l’ASNUUL ou non, un membre du comité éxécutif peut être expulsé en tout temps, par décision de la présidence, et ce sans avertissement écrit.
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4.3. Fonctionnement du comité exécutif
4.3.1. Chaque décision prise par l’exécutif peut être soumise à un vote à majorité simple au sein et par un membre de l’exécutif. Advenant une égalité, la position de la présidence prévaut.
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4.4. Rôle et responsabilité du comité exécutif
4.4.1. Tout membre comité exécutif
4.4.1.1. Tous membres du comité exécutif se doit de contribuer, selon son poste, au cheminement de la mission de l’ASNUUL.
4.4.1.2. Tous membres du comité exécutif se doit de respecter, en tout temps, la confidentialité des membres de l’ASNUUL
4.4.2. La présidence
4.4.2.1. La présidence assure la supervision générale de l'ASNUUL et du comité exécutif.
4.4.2.2. La présidence détient le pouvoir résiduaire au sein de l'ASNUUL, toute nouvelle responsabilité non définie par la présente Charte lui revient de facto.
4.4.2.3. La présidence peut être destituée, sous proposition d'un membre de l'exécutif et suite à un vote positif à majorité des deux tiers (â…”) des membres de l'ASNUUL.
4.4.2.4. Lorsque l’exécutif entrant est en fonction telle que présenté dans cette charte, si la présidence est destituée ou se retrouve dans l’incapacité d’exercer ses fonctions, la présidence est déterminée par un vote à majorité simple de l’exécutif afin d’élire une nouvelle présidence au sein des membres de l’exécutif.
4.4.2.4.1. Si la présidence est destituée ou se retrouve dans l’incapacité d’exercer ses fonctions, alors que l’exécutif entrant n’est pas encore en fonction telle que présenté dans cette charte, l’exécutif sortant détermine, eu égard aux circonstances et à l’avancement des travaux de l’exécutif en place, si la nouvelle présidence est désignée par un nouveau vote en réunissant le quorum nécessaire auprès des délégué.e.s sortant.e.s ou choisi par un vote à majorité simple du comité exécutif en place parmi les membres du comité exécutif.
4.4.2.4.2. Si la présidence a élu un.e vice-président.e, cette personne agit comme présidence par intérim si la présidence est destituée ou se retrouve dans l’incapacité d’exercer ses fonctions.
4.4.2.4.3. Dans le cas où plusieurs membres de l'exécutif détiennent le titre de vice-président.e, si la présidence est destituée, l'exécutif absorbe les fonctions de la présidence jusqu’à la réalisation de la clause
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4.4.3. Trésorier.ère
4.4.3.1. La présidence peut nommer comme trésorier.ère tout membre de l'exécutif ou dédier un rôle spécifique pour la trésorerie.
4.4.3.2. La présidence peut assumer les fonctions liées à la trésorerie seulement si le comité exécutif est composé uniquement de la présidence ou de deux co-président.es.
4.4.3.2.1. Dans un comité exécutif comprenant plus d’un membre, le ou la président.e ne peut assumer les fonctions liées à la gestion des finances et peut nommer un membre de l’exécutif comme responsable des finances.
4.4.3.3. La personne responsable de la trésorerie se doit, en tout temps, de maintenir l’intégrité des finances de l’ASNUUL, d’agir dans les intérêts de l’ASNUUL et de garder à jour toute documentation reliée aux finances.Ceci inclut d’utiliser les fonds de l’ASNUUL seulement pour des fins opérationnels pour l’ASNUUL et en bien de la collectivité de l’ASNUUL.
4.4.3.4. L’entièreté des ressources financières serviront uniquement au service de l’ASNUUL.
4.4.3.5. Advenant un non-respect des exigences relatives aux finances et à la gestion des finances mettant en péril les opérations de l’ASNUUL et portant atteinte à la mission de l’ASNUUL, le ou la trésorier.ère peut être expulsé en tout temps, par décision majoritaire des membres du comité exécutif et justifié, à la suite d’un avertissement écrit.
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5. Section V: chef.fe de délégation
5.1. Sélection d’un.e chef.fe de délégation
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5.1.1. Un.e chef.fe de délégation, s’il.elle agit seulement à ce titre, est choisi.e par la présidence
5.1.2. Un.e chef.fe de délégation peut agir à titre seulement de chef.fe de délégation ou être un membre du comité exécutif qui adopte l’entièreté des rôles et des responsabilités d’un chef.fe de délégation. Cette décision relève de la présidence.
5.2. Rôles et responsabilités d’un chef.fe de délégations
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5.2.1. Un.e chef.fe de délégation est assigné.e à des délégué.e.s et à des comités pour la préparation des simulations, et ce principalement pour NMUN
5.2.2. Le ou la chef.fe de délégation se doit d’agir comme soutien pour les délégué.e.s lors de la préparation de NMUN. Tout autre rôle et responsabilité sont assignés par la présidence.
5.3. Expulsion d’un.e chef.fe de délégation.
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5.3.1. L’expulsion d’un.e chef.fe de délégation, s’il.elle agit seulement à ce titre, se fait à la discrétion du ou de la président.e.
5.3.2. Le retrait des responsabilités d’un.e chef.fe de délégation d’un membre du comité exécutif se fait à la discrétion de la présidence.
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6. Section VI: Délégué.e
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6.1. Sélection des délégué.e.s
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6.1.1. Les délégué.e.s sont choisi.e.s par le comité exécutif au début de la session d'automne de chaque année, à la suite d’un processus d’applications et d’entrevues.
6.2. Rôle relié aux simulations et à la formation
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6.2.1. Un.e délégué.e a la responsabilité de prendre part aux formations, préparer et participer aux simulations spécifiées par le comité exécutif. Un.e délégué.e se doit de participer activement dans toute partie du mandat lui étant confié, incluant le financement pour atteindre la participation aux simulations.
6.2.2. Le rôle du ou de la délégué.e lors des simulations consiste à incarner un ou une diplomate, tout en respectant la position officielle de l’État membre lui ayant préalablement été attribué par l'organisation de NMUN ou tout autre instance décisionnelle notamment le comité exécutif.
6.2.2.1. La position officielle de l'État membre défendue par les délégué.es se rapporte aux différents enjeux internationaux et domaines d'intérêts nationaux. Ces enjeux et domaines d'intérêt devront être débattus en comité, selon un agenda voté et selon les règles et procédures instituées par les États membres de l'ONU.
6.2.3. Un.e délégué.e a l’obligation d’assister à l’ensemble des réunions. Deux absences non justifiées seront tolérées avant les démarches d’expulsion.
6.3. Responsabilité financière des délégué.e.s
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6.3.1. Un.e délégué.e se doit de participer activement dans les activités de financements de la délégation, et ce, par les standards convenus par le comité exécutif.
6.3.2. Un.e délégué.e se doit de fournir les frais d’inscription ou le dépôt demandé par le comité exécutif.
6.3.2.1. Le montant des frais d’inscription ou du dépôt est déterminé par le comité exécutif.
6.3.2.2. Dans le cadre d’une expulsion, le dépôt ne sera pas remboursé au délégué.e, et ce peu importe la date de l’expulsion.
6.3.2.3. Dans le cas d’un départ volontaire d’un.e délégué.e, le dépôt sera redonné au délégué.e si son départ se fait avant le 15 novembre.
6.3.3. Excluant les frais d’inscription ou le dépôt, aucun remboursement ni compensation financière ne sera accordé au membre expulsé ou quittant l’ASNUUL de son propre gré qui a contribué aux activités de financement et qui a versé un ou plusieurs paiements reliés à sa contribution individuelle (commandites, vente d’articles, etc.).
6.3.4. Le ou la délégué.e.s voit contraint de payer le montant total d’un paiement relié à sa contribution individuelle lorsque celui-ci ou celle-ci quitte l’association de son propre gré ou dans le cas d’une expulsion dans les 7 jours précédant la date de remise du paiement.
6.4. Expulsion d’un.e délégué.e de l’ASNUUL
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6.4.1. Advenant un non-respect des exigences relatives au financement, à la préparation académique, incluant la présence aux réunions, une conduite délibérément contraire à l'esprit de NMUN ou d’autres simulations, ou un non-respect de la dynamique entre délégué.e.s, un.e délégué.e peut être expulsé.e en tout temps, par décision majoritaire des membres du comité exécutif et justifié, à la suite d’un avertissement écrit.
6.4.2. Advenant un acte criminel, des actes de violence sexuelle, physique ou psychologique ou tout autre acte posant un danger pour la sécurité d’un membre de l’ASNUUL, et ce, dans le contexte des opérations officielles de l’ASNUUL ou non, un.e délégué.e peut être expulsé.e en tout temps, par décision majoritaire des membres du comité exécutif, sans avertissement écrit.
6.4.3. En tout temps, au courant de son voyage à New York, le comité exécutif peut, par un vote à majorité de deux tiers (â…”) procéder, par consensus, à l'expulsion des activités de NMUN et de l’ASNUUL sans préavis d'un membre dont les actions sont jugées portant atteinte au bon déroulement de la simulation ou à la cohésion de la délégation.